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Notas de crédito
Al terminar este artículo sabrá cuándo una nota de crédito es el documento correcto, y cómo llevarla de borrador a aplicada sin perder de vista un solo dólar.
Una nota de crédito reduce lo que se le facturó a un cliente. Es la respuesta a «cobramos de más», «ese servicio no se hizo» o «queremos compensarlo» — después de enviada la factura — sin tocar la factura y sin devolver efectivo. El crédito queda en la cuenta del cliente hasta que usted lo aplica a una factura o, si no debe nada, lo reembolsa.
Crear y emitir
- Abra Facturación › Notas de crédito y haga clic en Agregar nota de crédito.
- Elija el Cliente. Si quiere, elija la Factura original que el crédito corrige — vincula ambas y ayuda a leerlas después.
- Elija el Motivo: Error de facturación, Cortesía, Devolución, Ajuste de precio u Otro.
- Revise Acreditar también el impuesto. La aplicación lo fija según el motivo — encendido para error de facturación, devolución y ajuste de precio, porque parte de la venta no ocurrió y el impuesto sobre ella no se debe; apagado para cortesía y para Otro, porque la venta sí ocurrió y el impuesto se mantiene. Cámbielo si su caso es distinto; la nota registra que lo hizo.
- Agregue los Conceptos — qué se acredita, cantidad y precio — y las Notas para el cliente o Notas internas que quiera.
- Guardar borrador. Un borrador no tiene número, se edita libremente y se elimina desde la lista con Eliminar borrador.
- Ábralo y haga clic en Emitir. Emitir asigna el número permanente y contabiliza el crédito. Desde aquí puede anularse, pero no editarse ni eliminarse.
Enviar al cliente por correo manda la nota emitida en PDF, en el idioma preferido del cliente; Descargar PDF le da el mismo archivo.
Usar el crédito
- Aplicar a una factura — elija una factura del cliente con saldo y el monto a ponerle, hasta el menor entre el saldo de la factura y el Crédito disponible de la nota. El Saldo Pendiente de la factura baja de inmediato. Aplique el resto a otra factura después; el estado dice Parcialmente aplicada hasta agotarlo, y luego Aplicada.
- Deshacer revierte una aplicación: el crédito vuelve a la nota y el saldo de la factura sube de nuevo.
- Reembolsar en efectivo devuelve todo el crédito como dinero en lugar de aplicarlo. Solo se ofrece mientras nada se ha aplicado — deshaga cualquier aplicación primero — y no se puede deshacer. Como un reembolso en efectivo de un pago, es un registro: usted le da el dinero al cliente, la aplicación lo anota.
- Anular cancela una nota emitida: se revierte cada aplicación, el crédito deja de contar y el documento queda en el registro. Tampoco se puede deshacer.
Conviene saber
- ¿Nota de crédito o reembolso? Un reembolso devuelve dinero que el cliente pagó y deja la factura como estaba. Una nota de crédito cambia lo que debía. Si la factura está pagada y el cliente quiere dinero, una nota de crédito reembolsada en efectivo y un reembolso llegan al mismo sitio — la nota es la que además corrige la venta (y el impuesto) en sus libros.
- Filtrar y ordenar. La lista filtra por Estado — Borrador, Emitida, Parcialmente aplicada, Aplicada, Reembolsada, Anulada — y ordena por número, fecha, estado o total.
- Sus libros registran el crédito al emitirlo, y la reversión del impuesto solo cuando Acreditar también el impuesto está encendido. Acreditar impuesto de más es un error contable recuperable; declarar de menos es una deuda con la autoridad fiscal, por eso Otro empieza apagado.
- Quién. Crear, emitir, aplicar, reembolsar y anular requieren edición de facturación — Administrador y Contabilidad. Cualquiera con acceso a facturación puede leerlas.