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Facturas: cómo se crea una y cuándo se envía
Al terminar este artículo sabrá de dónde salió cada factura de su lista, qué hace realmente enviar una y qué botón usar cuando una está mal.
De dónde salen las facturas
- De un trabajo — la forma habitual. Abra el trabajo y haga clic en Crear Factura. El formulario se abre con el cliente, el vehículo y cada concepto del trabajo, y cualquier depósito retenido en el trabajo se aplica a la factura en el momento en que se crea. Cuando un trabajo ya tiene factura, el botón pasa a ser Ver Factura # con su número, y Crear otra factura queda solo para el caso raro que de verdad necesita dos.
- A mano — Facturación › Facturas › Agregar factura, para trabajo que nunca pasó por un trabajo. Elija el cliente, agregue conceptos de su catálogo o escríbalos, y fije el descuento, el cargo y el impuesto.
- Mensual, para clientes que factura una vez al mes — un cliente con facturación Mensual no se factura trabajo por trabajo. Sus trabajos completados esperan, y el día de facturación la aplicación arma una sola factura con todos y la envía. La página del trabajo lo dice: «Este cliente se factura mensualmente…», con la fecha. Facturar ahora en la página del cliente la arma antes.
Una factura desde campo funciona igual: el teléfono del técnico crea el borrador desde el trabajo y lo cobra ahí mismo.
Borrador, Enviada, Pagada, Anulada
- Borrador — una copia de trabajo. Edite lo que quiera o elimínela. No se ha contabilizado nada y el cliente no la ha visto.
- Enviada — definitiva. Los conceptos quedan fijos, el monto cuenta como adeudado en sus libros y en Total por Cobrar, y pasada su Fecha de Vencimiento cuenta como Vencido.
- Pagada — los pagos registrados cubren el total. La aplicación la marca pagada por su cuenta; usted nunca lo hace.
- Anulada — cancelada después de enviada. Sigue en la lista bajo la pestaña Anuladas y ya no cuenta como adeudada.
Enviar
Enviar es un clic, y es lo único que pone la factura frente al cliente:
- Desde el formulario: Crear y Enviar crea la factura y la envía de una vez.
- Desde un borrador: ábralo y haga clic en Enviar.
El cliente recibe un correo con los conceptos y el total. Si el cobro con tarjeta está configurado y la factura tiene saldo, el correo lleva un botón Pagar ahora que lo lleva a una página donde paga con tarjeta; ese enlace aparece bajo Enlaces de pago en la factura y expira a los dos días — vea Enviar un enlace de pago. Un cliente sin correo registrado igual pasa la factura a Enviada; entréguele el PDF.
Cuando una factura está mal
- Todavía es borrador: edítela, o elimínela desde la lista. Si el borrador ya tiene un depósito aplicado, la aplicación se niega a eliminarlo y se lo dice — edítelo, para que el depósito siga aplicado.
- Ya enviada, nada pagado: ábrala y haga clic en Anular; luego cree la correcta. Una factura anulada queda en el registro.
- Ya enviada y pagada, o mal en parte: déjela y emita una nota de crédito por la diferencia. Anular nunca devuelve dinero — eso es un paso aparte.
Conviene saber
- Numeración. Corre en orden para todo el negocio y se asigna al crear la factura, borradores incluidos, así que un borrador eliminado deja un hueco. El Próximo número de factura y sus Condiciones de pago predeterminadas están en Configuración › Contabilidad › Facturación.
- PDF e impresión. Descargar y el ícono de imprimir están en cada factura. Compartir en un teléfono o tableta entrega el PDF a cualquier aplicación; en una computadora, descárguelo y adjúntelo usted.
- Notas. Las Notas Internas nunca salen de la aplicación. Las Notas para el Cliente se imprimen en la factura y pueden llevar una traducción para que cada cliente las lea en su idioma.
- Quién. Crear, enviar y anular requieren edición de facturación — los roles Administrador y Contabilidad. Un Gerente o Visor puede abrir y descargar facturas.