Depósitos: cuánto pide, y dónde se aplica
Al terminar este artículo habrá decidido de qué tamaño es el depósito que cobra, si un cliente que reserva en línea lo paga antes de que se confirme la cita, y qué esperar cuando se cancela un trabajo con depósito.
Hay dos controles, y responden dos preguntas distintas. Ambos están en la pestaña Portal de Clientes de Configuración → Empresa, en la tarjeta Configuración del Portal de Reservas.
Fijar el porcentaje
- Abra Configuración → Empresa y haga clic en la pestaña Portal de Clientes.
- En Porcentaje de Depósito, escriba un número entero de 0 a 100. Déjelo vacío y la aplicación usa 50%.
- Haga clic en Guardar Configuración.
Este único número se usa en todos los lugares donde se calcula un depósito: por su personal en la página de un trabajo, y por su página de reservas. Es un porcentaje del total del trabajo con impuestos, redondeado al centavo.
Decidir si las reservas en línea lo pagan
Cobrar un depósito cuando los clientes reservan en línea es un interruptor aparte, debajo del porcentaje. Cuando está activado, al propietario de un vehículo que reserva desde su portal se le pide pagar el depósito con tarjeta antes de confirmar la cita, y la página de reservas le dice el monto y el motivo. Cuando está desactivado, reserva sin pagar nada por adelantado, y usted cobra el depósito — o el saldo completo — más tarde.
El interruptor está desactivado hasta que usted lo active, y un depósito de 0% no es lo mismo que el interruptor desactivado: con 0% el portal sigue pidiendo una tarjeta al cliente. Desactive el interruptor para dejar de pedirla.
Dónde aparece el depósito
- En un trabajo aún sin factura, el encabezado muestra Cobrar depósito. El monto que cobra es el porcentaje de arriba aplicado al total del trabajo — vea Cobrar un depósito.
- Un depósito pagado al reservar, o cobrado por el personal, aparece en Facturación → Pagos con el tipo Depósito, y se aplica a la factura del trabajo en cuanto esa factura se crea. El cliente solo debe el saldo.
Cuando se cancela un trabajo con depósito
No existe un ajuste de cargo por cancelación, y nada se retiene ni se devuelve automáticamente. Cancelar un trabajo deja su depósito exactamente donde estaba: un pago sin factura, listado en la pestaña Transacciones de Facturación → Pagos con un botón Aplicar. Desde ahí, usted decide:
- Ponerlo contra otra factura del cliente con Aplicar — un trabajo reprogramado, por ejemplo.
- Devolverlo — vea Reembolsar un pago.
Decida lo que decida, dígalo en sus condiciones y avise al cliente al reservar; la aplicación no lo dirá por usted.
Conviene saber
- Un depósito vivo por trabajo. Un segundo depósito sobre el mismo trabajo se rechaza mientras hay uno capturado; un depósito rechazado, anulado o reembolsado no cuenta.
- Hace falta una tarjeta. Los depósitos son pagos con tarjeta a través de su cuenta de cobros. Hasta que esa cuenta esté aprobada, Cobrar depósito y el paso de depósito del portal no pueden ejecutarse — vea Configurar el cobro con tarjeta.
- Quién. Cambiar los dos controles requiere el rol de Administrador; cobrar un depósito en un trabajo requiere acceso a facturación — Administrador o Contabilidad.
- El interruptor del portal de clientes, encima de la tarjeta — Permitir que los clientes inicien sesión en el portal — es otra cosa: decide si sus clientes pueden iniciar sesión. Vea Dar acceso al portal de clientes.