Conectar QuickBooks Online
Al terminar este artículo su empresa de QuickBooks Online estará conectada, sus registros existentes importados y — en el plan Business — cada factura, pago, reembolso y nota de crédito registrándose en las cuentas que eligió, una vez al día.
Dos planes, dos mitades. Pro puede conectar e importar: traer a la aplicación los clientes, servicios y productos que ya tiene en QuickBooks. Business además envía sus documentos en sentido contrario, cada día. Starter no puede conectar.
Conectar
- Abra Configuración → Contabilidad y haga clic en la pestaña QuickBooks.
- En la tarjeta QuickBooks Online, haga clic en Conectar QuickBooks. Pasará al inicio de sesión de Intuit, elegirá la empresa y aprobará la conexión.
- Vuelve a la misma pestaña con «QuickBooks Online se conectó correctamente.». La tarjeta ahora dice Conectado y muestra el ID de empresa (realm), el Entorno y cuándo conectó.
Si vuelve con un error, no se conectó nada; inténtelo de nuevo desde el mismo botón.
Traer sus registros existentes
- En la tarjeta conectada, haga clic en Importar desde QuickBooks y luego en Iniciar importación. La aplicación lee su empresa de QuickBooks — unos minutos si es grande; puede salir y volver.
- Revise las tres listas: Clientes, Servicios, Productos. Cada registro de QuickBooks muestra una Coincidencia en Wax Stak cuando se encontró una por correo, teléfono, nombre, SKU o dirección, y una Acción: Vincular con ese registro, Crear nuevo u Omitir.
- Haga clic en Importar. Los resultados dicen cuántos se crearon, vincularon y omitieron, y listan cualquier registro que no pudo importarse con el motivo — corríjalo en QuickBooks e importe de nuevo, u omítalo.
Una importación no cambia nada en QuickBooks, y nada se importa hasta que haga clic en Importar. La foto importada caduca al cabo de un tiempo; inicie una importación nueva para ver los registros actuales.
Elegir a dónde va el dinero (Business)
Una vez conectado en Business, aparecen tres tarjetas más en la pestaña.
Qué envía Wax Stak a QuickBooks: Enviar documentos desde es el día a partir del cual su historial empieza a cruzar. Por defecto es el día en que conectó, y ese valor es el seguro: la aplicación no comprueba si un documento ya existe en QuickBooks, así que retroceder la fecha a meses que su contador ya registró crea dos de cada cosa. Cámbiela solo para historial que todavía no está en QuickBooks.
Cuentas de QuickBooks: haga clic en Actualizar desde QuickBooks para cargar su catálogo y vincule cada una de sus cuentas con la cuenta de QuickBooks a la que debe registrarse; la aplicación propone una cuando su cuenta tiene un equivalente evidente, pero nunca guarda una propuesta por usted. Elija un Código de impuesto predeterminado para las líneas con impuesto, y vincule cada perfil de impuestos con el código de QuickBooks bajo el que se declara — vea Configuración de impuestos. Hasta que vincule su cuenta de ingresos predeterminada, nada se sincroniza — ni facturas ni pagos — y la tarjeta lo dice.
Sincronización con QuickBooks: si está funcionando. Muestra cuándo corrió por última vez el envío diario y cuántos documentos están sincronizados, en espera o con error, y lista lo que no llegó a QuickBooks con el motivo — casi siempre una cuenta aún sin vincular. Corrija la causa y use Reintentar en la fila.
Lo que ve en el día a día
- Facturación → Facturas tiene una columna QBO: Sincronizado, Sin sincronizar o Error de sincronización, y un Resincronizar en la factura para Business.
- La página de un cliente tiene una tarjeta QuickBooks que muestra a qué cliente de QuickBooks está vinculado; el vínculo se crea la primera vez que se le factura, o puede elegir uno.
- El interruptor Ocultar las vistas de contabilidad en Wax Stak de la tarjeta conectada oculta aquí los informes y libros contables para que lea sus números en QuickBooks. Sus libros se siguen registrando exactamente igual, y al desactivarlo vuelven.
Desconectar
Haga clic en Desconectar en la tarjeta y confirme. Los documentos dejan de sincronizarse hasta que vuelva a conectar; nada de lo que ya está en QuickBooks se toca.
Conviene saber
- Una vez al día. El envío corre a diario; un documento que crea ahora llega a QuickBooks en la próxima corrida, y la tarjeta de sincronización le dice cuándo fue.
- El aviso «Sus libros no cuadran» permanece en esta pestaña, incluso con la contabilidad local oculta, hasta que se resuelva la diferencia entre su libro mayor y sus documentos — vea Los estados contables y su contador.
- Quién. Conectar, desconectar y las elecciones de cuentas requieren el rol de Administrador; Contabilidad puede leer la pestaña.