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Cobrar un depósito
Al terminar este artículo podrá tomar un depósito por un trabajo agendado y sabrá exactamente qué pasa con ese dinero cuando el trabajo se factura.
Un depósito es un cobro con tarjeta que se toma contra un trabajo antes de que exista una factura. Se retiene a nombre del cliente y se aplica a la factura del trabajo en el momento en que esa factura se crea, así que el cliente solo debe el saldo.
Fije el porcentaje una vez
- Abra Configuración → Empresa, haga clic en la pestaña Portal de Clientes y busque Porcentaje de Depósito.
- Ingrese un número entero entre 0 y 100. Es la parte del total del trabajo que la aplicación pide; 50 es el valor cuando no se ha fijado nada.
- Al lado, Cobrar un depósito cuando los clientes reservan en línea decide si su página de reservas pide ese mismo porcentaje con tarjeta antes de confirmar la cita. Es un interruptor aparte — el porcentaje se comparte, el cobro en línea no es automático.
Cóbrelo en un trabajo
- Abra el trabajo. En un trabajo que aún no tiene factura, el encabezado muestra Cobrar depósito.
- Haga clic. El cuadro muestra el monto y cómo se calculó — por ejemplo «50% del total del trabajo de $240.00». La cifra la pone la aplicación, no usted: se calcula en el servidor a partir del total del trabajo, así que nunca se le pide a un cliente un número tecleado a mano.
- Ingrese los datos de la tarjeta del cliente en el formulario. Nuestro proveedor de pagos la procesa; nunca vemos ni guardamos el número.
- Haga clic en Cobrar — el botón muestra el monto. Si todo sale bien verá «Depósito de $… cobrado», y el pago aparece en Facturación › Pagos con el tipo Depósito.
La tarjeta se cobra una sola vez. No se guarda en el perfil del cliente, así que un saldo posterior es una tarjeta ingresada de nuevo o un enlace de pago.
Qué pasa después
- Crear Factura en el trabajo arma la factura, y el depósito se le aplica al crearla. El Saldo Pendiente de la factura muestra el total menos el depósito.
- Si el depósito cubre toda la factura, enviarla la marca Pagada de inmediato.
- Cuando un trabajo ya tiene factura, Cobrar depósito desaparece — a partir de ahí se cobra el saldo, no un depósito. El botón tampoco aparece en un trabajo cancelado.
Conviene saber
- Un depósito vigente por trabajo. Un segundo Cobrar depósito se rechaza mientras ya hay uno capturado. Un depósito rechazado, anulado o reembolsado no bloquea uno nuevo.
- Reembolsar un depósito no está disponible desde la aplicación web — vea Reembolsar un pago.
- El cobro con tarjeta debe estar configurado primero — vea Configurar el cobro con tarjeta. El cobro usa la tarifa de tarjeta de su plan.
- Quién. Tomar un depósito requiere edición de facturación — los roles Administrador y Contabilidad.
- Un depósito sin factura todavía aparece en Pagos › Transacciones con un botón Aplicar. Normalmente no lo necesitará: crear la factura del trabajo aplica el depósito por usted. Está ahí para dinero que nunca encontró factura — un trabajo cancelado después del depósito, por ejemplo — para ponerlo contra otra factura del cliente.