Crear un presupuesto y enviarlo a su cliente
Al terminar este artículo habrá creado un presupuesto, se lo habrá enviado a un cliente y sabrá cómo lo acepta.
Dónde está
Trabajo → Presupuestos en el menú de la izquierda lista todos los presupuestos con sus columnas Presupuesto #, Cliente, Estado, Total, Vence y Creado. Las pestañas sobre la lista filtran por estado; Todos los Estados muestra todo. Haga clic en Crear Presupuesto para empezar uno nuevo.
Crear el presupuesto
- Fije la Fecha de Vencimiento. Pasado ese día el precio deja de estar en oferta y el cliente ya no puede aceptar, hasta que usted adelante la fecha.
- En Para:, haga clic en Seleccionar y elija al cliente en el cuadro Seleccionar Cliente (escriba en Buscar clientes…). Se completan la dirección, el teléfono y el correo del cliente. Los datos de su negocio aparecen en De:.
- Agregue Partidas. Cada fila tiene un Nombre del artículo elegido entre sus servicios y productos, una Descripción, el Vehículo al que corresponde (o Ninguno, o + Agregar un vehículo… para crearlo en el momento), Cant., Precio, un Descuento por línea y si aplica Impuesto. Agregar Partida añade una fila vacía; Agregar paquete… añade de una vez todos los artículos de un paquete.
- Debajo de la tabla, fije un Descuento o un Cargo para todo el presupuesto y la Tasa de impuesto. La tasa toma por defecto el perfil fiscal del cliente e indica de dónde viene; elija Personalizado… para escribir la suya. Los totales — Subtotal, Descuentos por artículo, Descuento, Cargo, Impuesto y Total — se actualizan a medida que avanza.
- Use la pestaña Notas para el Cliente para el texto que leerá el cliente y Notas Internas solo para su equipo.
- Haga clic en Crear Presupuesto. Queda guardado como Borrador.
Enviarlo
Abra el presupuesto desde la lista. La página muestra su estado y las acciones que tienen sentido para él. Para un borrador es un solo botón: Enviar.
- Si el cliente tiene correo electrónico, recibe el presupuesto con precios. Cuando su portal del cliente está activado, el correo lleva un enlace para aprobar, así que puede aceptar sin llamarlo. Con el portal desactivado, recibe el presupuesto sin el enlace y usted registra su respuesta.
- Si el cliente no tiene correo registrado, Enviar igual marca el presupuesto como Enviado: entréguelo en persona, o haga que un técnico tome la firma en la app móvil, que registra la aceptación en el presupuesto.
Lo que todavía puede cambiar
Un presupuesto en Borrador o Enviado sigue siendo editable: ábralo, cambie líneas o fechas y haga clic en Guardar. Editarlo no lo reenvía. Un presupuesto que llegó a Aceptado, Rechazado o Vencido queda fijo.
Conviene saber
- Un presupuesto usa la moneda de su negocio; el cliente ve las mismas líneas y totales que usted.
- Eliminar solo se ofrece para un presupuesto en Borrador, Rechazado o Vencido: uno enviado o aceptado es un registro.
- Los precios, las reglas de impuestos y los paquetes vienen de Catálogo; corríjalos allí y cada presupuesto nuevo los toma.