Roles y permisos: qué puede hacer cada rol

Al terminar este artículo sabrá qué rol darle a cada persona, qué le permite ver y cambiar ese rol, y dónde mirar cuando no esté seguro de si un rol puede hacer algo concreto.

Los cinco roles

Abra Equipo → Roles y Permisos. Las tarjetas bajo Roles Disponibles describen cada rol en una línea; las tablas de abajo son el detalle.

• Administrador: acceso completo a todas las secciones y a toda la configuración. El único rol que puede cambiar el equipo, los roles, la nómina y la configuración de la empresa.
• Contabilidad: lleva las cuentas: facturas, pagos, contabilidad y gastos. Ve todo lo demás en modo de solo lectura.
• Gerente: dirige el día a día: clientes, presupuestos, trabajos, catálogo, rutas y vehículos. También trabaja en la app de campo, así que puede cobrar y facturar un trabajo en el momento, pero no puede cambiar la configuración ni el equipo.
• Técnico: trabaja en la app de campo: sus propios trabajos, presupuestos, clientes y facturas. Nunca elimina nada, y nunca ve facturación, nómina, reportes ni configuración.
• Visor: lee todas las secciones y no cambia nada. Pensado para un contador o auditor externo.

Cada empleado tiene exactamente un rol, asignado en la página de Empleados. Estos roles son fijos: no existen roles personalizados ni ajustes por empresa. Si ningún rol encaja con alguien, elija el más cercano que no conceda más de lo que pretende: un Visor que necesita cambiar una sola cosa es una pregunta para nosotros, no un motivo para hacerlo Administrador.

Cómo leer la matriz de permisos

Cada sección del menú tiene dos niveles, y Editar implica Ver:

• Ver: la sección aparece en el menú y todo su contenido es de solo lectura.
• Editar: la sección puede modificarse. En la mayoría de las secciones, eliminar forma parte de editar.
• Editar, sin eliminar: se puede crear y corregir, pero no eliminar nada. Clientes y presupuestos son las dos secciones donde eliminar es un permiso aparte; un Técnico puede añadir un cliente desde la entrada de la casa y corregir un teléfono, y nunca puede eliminar un cliente, un vehículo ni una dirección.
• Ninguno: la sección no aparece en el menú.

La Matriz de Permisos enumera todas las secciones de la aplicación, en el orden del menú, con una columna por rol. Lea la columna de un rol de arriba abajo para ver qué obtiene alguien con ese rol, o una fila de lado a lado para ver quién puede llegar a una sección.

Capacidades de campo

Algunas acciones no encajan en el esquema ver-y-editar porque son más estrechas que una sección. La tabla Capacidades de campo las enumera:

• Cobrar un trabajo, ver su factura, crear la factura a partir del trabajo, ajustar sus líneas y aplicar un descuento: el circuito de cobro en campo, concedido a Técnicos y Gerentes para que un trabajo pueda cerrarse en el momento sin un rol de facturación.
• Gestionar su propio horario y solicitar días libres desde la app de campo.
• Registrar un gasto: un Gerente puede fotografiar un recibo de combustible desde la camioneta sin poder cambiar el plan de cuentas.

Están separadas a propósito, para que dar a alguien la capacidad de cobrar el trabajo que está haciendo nunca le dé la sección de facturación, que también cubre reembolsos, notas de crédito y su propia suscripción.

Conviene saber

• Los roles se aplican en la siguiente solicitud. Cambiar el rol de alguien surte efecto en cuanto guarda; no necesita cerrar sesión.
• La matriz se genera a partir de las reglas que el servidor aplica, de modo que lo que lee aquí es lo que una solicitud tendría permitido hacer: no puede quedar desactualizada.
• Siempre debe haber un Administrador activo. La aplicación se niega a cambiar el rol, o a desactivar, al último.
• El personal de la plataforma no es un rol que pueda asignar. Cuando nuestro equipo de soporte accede a su cuenta, ese acceso es limitado en el tiempo, lleva un motivo y queda registrado; no forma parte de su equipo.