Invitar a un empleado y asignarle un rol

Al terminar este artículo habrá invitado a un nuevo miembro del equipo, habrá elegido qué puede ver y hacer, y sabrá qué ocurre de su lado antes de que pueda iniciar sesión.

Antes de empezar

Necesita el rol de Administrador: solo un Administrador puede cambiar el equipo. Cada persona tiene exactamente un rol, y usted lo elige en la invitación. Si no está seguro de cuál conviene, lea primero “Roles y permisos: qué puede hacer cada rol”; en resumen, Técnico es para quien trabaja en la app de campo, Gerente dirige el día a día y también puede trabajar en campo, Contabilidad lleva las cuentas y Visor lo lee todo sin cambiar nada.

Invitar a alguien

1. Abra Equipo → Empleados y haga clic en Agregar Empleado.
2. Complete Nombre, Apellido y Correo. El correo es la dirección con la que iniciará sesión y no puede cambiarse después; para pasar a alguien a una dirección nueva, invítelo de nuevo con ella.
3. Elija su Rol. El predeterminado es Visor, la opción más segura si tiene dudas: puede cambiarlo más tarde desde el mismo formulario.
4. Indique cómo se le paga en Tipo de Pago, si quiere que la nómina valore su trabajo desde el primer día. No establecido paga por trabajo. Por Hora y Ambos muestran el campo Tarifa por Hora ($); Salario muestra el Monto del Salario y con qué frecuencia Se paga. Nada de esto es visible para el empleado.
5. Opcionalmente indique una Fecha de Contratación (en blanco significa hoy; un salario se devenga desde esa fecha), un Máximo de horas por semana por debajo del umbral de horas extra de la empresa, y una Base si tiene más de una ubicación y su jornada empieza en una distinta de la principal.
6. Haga clic en Invitar Empleado.

Verá “Correo de invitación enviado”: la nueva persona recibe un correo de su empresa con un enlace para crear su propia contraseña. Hasta que lo use, su fila muestra el estado Pendiente; en cuanto inicia sesión pasa a Activo.

Si el correo de invitación no llegó

Pase el cursor por la fila pendiente y haga clic en el icono Reenviar correo de invitación. Puede reenviarlo tras una breve espera; si vuelve a hacer clic demasiado pronto verá “Por favor espere antes de reenviar la invitación.” Pídale que revise la carpeta de correo no deseado antes de un tercer intento.

Puestos y su plan

El plan Starter incluye a una persona, Pro incluye a tres y Business incluye a diez. En Pro y Business puede superar la cantidad incluida: el formulario le dice, antes de enviar la invitación, cuánto añade el puesto extra a su próxima factura, y el puesto se cobra mientras la persona siga activa. En Starter, el formulario rechaza una invitación que supere el límite y le indica cambiar de plan. Desactivar a alguien libera su puesto.

Después de la invitación

Haga clic en una fila, o en su icono Editar empleado, para cambiar cualquier cosa salvo el correo: rol, pago, tope de horas, base y si sigue siendo Empleado Activo. Una vez que la persona existe, el formulario también muestra su Historial de Empleo, donde puede corregir una fecha de inicio o registrar un último día; consulte “Desactivar a un empleado” para ver cómo se relacionan.

Conviene saber

• Un correo, una empresa a la vez. Si la misma persona trabaja para dos negocios que usan la plataforma, cada uno la invita por separado y ella elige para cuál está trabajando al iniciar sesión.
• La búsqueda encuentra personas por rol. El cuadro de búsqueda de la página de Empleados también coincide con el nombre del rol, así que escribir “técnico” lista a la cuadrilla.
• No puede quitar al último Administrador. El formulario se niega a cambiar el rol, o a desactivar, al único Administrador activo, para que una empresa nunca quede bloqueada.
• No se puede invitar desde la app de campo. Las invitaciones y los cambios de rol solo se hacen aquí.