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Los estados contables y su contador
Al terminar este artículo podrá obtener los tres estados que pide un contador, con la base con la que declara, y sacarlos de la aplicación.
Reportes › Finanzas › Contabilidad lee el libro mayor que la aplicación lleva por usted en todos los planes. Verlo es una función Pro y Business; en Starter la página muestra La contabilidad es una función del plan Pro con Actualizar a Pro, y su historial completo lo espera.
Fijar la base y las fechas
- En Filtros, Base contable ofrece Devengo y Efectivo. Empieza en su predeterminado guardado y la nota de abajo lo dice; cambiarla afecta solo a esta vista.
- Fije Desde y Hasta para el estado de resultados. La página abre en el mes actual.
- Active Comparar con otro período para añadir una segunda columna. El segundo rango empieza como el período de la misma duración justo anterior al suyo y se puede cambiar.
- A la fecha es la única fecha a la que se calculan la antigüedad de cuentas por cobrar y el balance de comprobación. Por defecto es el final de su rango.
- Actualizar recarga los tres.
Los tres estados
- Estado de Resultados lista cada cuenta con movimiento en Ingresos, Costo de Ventas, Gastos, Otros Ingresos y Otros Gastos, con un subtotal por sección, y luego Total de ingresos, Total de gastos y Utilidad neta. En base de efectivo, una fila Pagos de clientes sin aplicar recoge los depósitos y sobrepagos recibidos en el período que ninguna factura ha reclamado aún — el efectivo que llegó es ingreso en esa base, así que se incluye. La etiqueta en el encabezado de la tarjeta indica la base con la que se prepararon las cifras.
- Antigüedad de Cuentas por Cobrar muestra lo que cada cliente aún debe, repartido en Al corriente, 1–30 días, 31–60 días, 61–90 días y 90+ días, con el número de facturas y una fila de Total pendiente. Siempre es en devengo — una cuenta por cobrar no existe en base de efectivo — y el encabezado lo dice.
- Balance de Comprobación lista de cada cuenta el Código, la Cuenta, el Tipo, el Debe y el Haber, con la fila de Totales y una etiqueta Cuadrado. Un libro mayor que no cuadra muestra la diferencia y le pide contactar con soporte: el cuadre se exige al escribir cada asiento, así que una diferencia apunta a algo fuera de la aplicación. En base de efectivo solo aparecen las cuentas de ingresos y gastos.
- El encabezado de cada tarjeta también muestra Periodo abierto, o que los libros están cerrados hasta una fecha, cuando haya cerrado un periodo en Configuración › Contabilidad › Catálogo de Cuentas.
Hacer llegar los estados a su contador
- Pregúntele con qué base declara y fíjela como predeterminada en Configuración › Contabilidad › Catálogo de Cuentas — la tarjeta Base contable. Todas las cifras de ingresos y los estados empiezan entonces con esa base, y los ingresos del informe fiscal también.
- Fije el período que le pidió y haga clic en Exportar estado de resultados, Exportar antigüedad y Exportar balance de comprobación. Cada uno descarga un CSV con las mismas cifras de la pantalla, con la base y las fechas en el nombre, que se abre en cualquier hoja de cálculo.
- Adjunte los archivos a un correo. La aplicación no envía estados por sí misma ni tiene un acceso para contadores.
- Si su contador trabaja en QuickBooks y usted está en el plan Business, conéctelo en Configuración › Contabilidad › QuickBooks para que sus asientos fluyan allí. Después puede activar el interruptor que oculta aquí las vistas de contabilidad si quiere un solo juego de libros que leer; esta página muestra Las vistas de contabilidad están desactivadas con Abrir la configuración de QuickBooks hasta que lo desactive, y el libro mayor sigue registrando en cualquier caso.
Conviene saber
- Efectivo y devengo difieren a propósito. Leen los mismos asientos y difieren en cuándo existe el ingreso, así que el mismo mes da dos utilidades netas igualmente válidas. Lea la etiqueta de la base antes de citar un número.
- Quién puede verlo. Los roles Administrador, Contabilidad, Gerente y Visor pueden ver reportes. Cambiar la base predeterminada requiere permiso de edición de configuración, que solo tiene Administrador; cerrar los libros requiere permiso de edición de cuentas, que tienen Administrador y Contabilidad.
- Un periodo cerrado es definitivo. Los asientos con fecha igual o anterior al cierre se rechazan, así que un periodo cerrado no cambia debajo de una declaración ya presentada.