Programar el envío de un informe por correo

Al terminar este artículo, un reporte que usted creó llegará a la bandeja de su equipo el día que eligió, sin que nadie abra la aplicación.

Reportes › Herramientas › Envío programado es una función Business. Una programación toma un reporte guardado en el Generador de Reportes, lo ejecuta para la semana o el mes recién terminado y envía el resultado por correo — con el informe completo adjunto en PDF — a personas de su equipo.

Crear una programación

1. Guarde primero el reporte. Hasta que tenga uno, la página muestra un aviso y Nueva programación permanece desactivado.
2. Haga clic en Nueva programación.
3. Informe guardado — el reporte que se enviará. Su rango de fechas se ignora; la programación aporta el período. Sus demás filtros — técnico, cliente, servicio, tipo de vehículo, agrupación — se aplican tal como se guardaron.
4. Frecuencia — Semanal o Mensual.
5. Enviar el — un día de la semana para una programación semanal, o un día del mes del 1 al 28 para una mensual. La lista llega hasta el 28 para que el día exista en todos los meses, febrero incluido.
6. Destinatarios — una o más personas con una cuenta en su empresa. No hay casilla para una dirección externa, y una programación admite como máximo 25 destinatarios.
7. Haga clic en Crear programación. Verá «Programación creada» y la fila aparece en Programaciones.

Qué contiene cada envío

• Una programación semanal cubre los siete días anteriores al día de envío; una mensual cubre el mes natural anterior. El correo indica qué fechas cubre.
• El cuerpo del correo lleva las cifras principales — valor total de los trabajos, total de trabajos, trabajos completados, valor promedio por trabajo. El PDF adjunto lleva el informe completo: cada fila por período y cada total por servicio, con una nota de que el valor de los trabajos es el valor de los trabajos completados, no ingresos reconocidos.
• Cada destinatario recibe el correo y el PDF en su propio idioma preferido.

Gestionar las programaciones

• Programaciones lista de cada programación el Informe, cuándo Envía, sus Destinatarios y el Último envío. El interruptor Activa pausa una programación — los correos se detienen, la programación se conserva — y la vuelve a activar.
• Eliminar programación la quita. Eliminar el reporte guardado que usa se rechaza mientras exista la programación.
• Envíos recientes es el registro de lo que realmente salió: el Informe, el Periodo que cubre, a quién fue Enviado a y cuándo fue Enviado. El Último envío por sí solo dice que se atendió una ocurrencia; esta tabla dice quién lo recibió.

Conviene saber

• El día de su empresa. La nota de arriba indica la zona horaria que siguen los envíos, y Cambiar su zona horaria lo lleva a la configuración de su empresa. Una programación fijada en miércoles envía el miércoles en esa zona.
• El primer envío espera al día que eligió. Crear una programación de miércoles un jueves no envía el reporte de ayer. Si alguna vez se pierde un día de envío, la siguiente ejecución diaria entrega el mismo informe con retraso en lugar de saltarlo.
• Los destinatarios se comprueban al enviar. Alguien que dejó su equipo, fue desactivado o no tiene dirección de correo se omite sin detener el envío al resto.
• Solo Business. En Starter o Pro la página muestra Desbloquee los informes Business con Cambiar a Business.

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