Depósitos bancarios y conciliar lo que llegó a su cuenta
Al terminar este artículo podrá hacer que sus libros coincidan línea por línea con su estado de cuenta bancario — los depósitos que hizo en persona y las liquidaciones que envió el procesador de tarjetas.
El dinero llega a su banco de dos formas, y la aplicación las lleva por separado: el efectivo y los cheques que usted mismo lleva, y las liquidaciones de tarjeta que transfiere el procesador. Cada una tiene su lugar.
Registrar un depósito bancario
Cada pago en efectivo o cheque que registra se queda en su caja en los libros hasta que usted diga que fue al banco. Facturación › Depósitos bancarios es donde lo dice.
- Haga clic en Registrar depósito.
- Fije la Fecha del depósito — hoy por defecto — y, si quiere, el Número de comprobante (opcional) del banco.
- Marque los pagos que llevó al banco. Cada fila muestra la Fecha, el Método (Efectivo o Cheque), el Cliente y el número de factura, y el Monto. Un reembolso en efectivo que entregó aparece con monto negativo, porque el cajero contó lo que quedaba en la caja después de él.
- Observe el Total del depósito: es la suma de lo que marcó y debe coincidir con el comprobante. Tiene que ser positivo — un depósito no puede ser solo reembolsos.
- Haga clic en Registrar depósito. Verá «Depósito bancario registrado», y los libros mueven ese dinero de la caja al banco en la fecha del depósito.
Si no queda nada por marcar, el cuadro lo dice: «No hay nada pendiente de depositar».
Deshacer un depósito
Elimine la fila con Eliminar y revertir este depósito. El libro mayor recibe un asiento de reversión, el original queda en el registro y los pagos vuelven a la caja para que pueda ponerlos en el depósito correcto. Eliminar es la única forma de cambiar uno — no hay edición.
Conciliar las liquidaciones de tarjeta
Los pagos con tarjeta nunca pasan por la caja. El procesador los agrupa en una liquidación y transfiere el monto neto.
- Abra Facturación › Pagos › Liquidaciones.
- Cada fila Completada es una transferencia: Monto Neto es la cifra que debe buscar en su estado de cuenta, Comisiones es lo que retuvo el procesador, Total es lo que pagaron los clientes.
- Abra una fila para ver los cobros que contiene y sus comisiones, una línea por pago.
Una línea del estado de cuenta que no coincide con ninguna liquidación ni depósito es otra cosa — una comisión bancaria, una transferencia — y va en Gastos o con su contador.
Conviene saber
- No depende de su plan. Registrar depósitos funciona en todos los planes, porque un depósito no se puede reconstruir después. Las vistas contables que los leen son de Pro y Business.
- Quién. Registrar y eliminar depósitos, y ver la lista, requieren el permiso de edición del catálogo de cuentas — Administrador y Contabilidad.
- Sus libros. La balanza de comprobación del reporte de Contabilidad muestra la caja y el banco como cuentas separadas — Undeposited Funds y Cash — Operating en el catálogo predeterminado. Un saldo de caja que nunca baja es un depósito que olvidó registrar.
- Periodos cerrados. Un depósito con fecha en un periodo que ya cerró se rechaza; féchelo en el periodo abierto, como lo hará el estado de cuenta.