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Registrar un pago en efectivo o cheque
Al terminar este artículo podrá registrar dinero que cambió de manos sin tarjeta de por medio, para que la factura quede pagada y sus libros sepan en qué caja está el efectivo.
Registrar es contabilizar algo que ya pasó. No se cobra nada ni interviene ningún procesador: usted escribe el monto y la aplicación lo anota contra la factura.
Regístrelo
- Abra la factura desde Facturación › Facturas. Registrar pago está junto a Registros de Pago, y solo aparece mientras la factura tiene Saldo Pendiente.
- Elija Efectivo o Cheque.
- Ingrese el Monto en dólares. Debe ser mayor que cero; puede ser menor que el saldo.
- Para un cheque, ingrese el Número de cheque. Después aparece en la columna Referencia, así que consérvelo — es como empatará el cheque con el banco.
- La Fecha de recepción es opcional. Déjela en blanco para hoy, o ponga el día en que el dinero llegó de verdad; una fecha futura se rechaza.
- Haga clic en Registrar pago. Verá «Pago de $… registrado», la fila aparece en Registros de Pago con el estado Capturado, y el Saldo Pendiente baja. Cuando llega a cero, la factura pasa a Pagada.
A dónde va el dinero
- El pago se contabiliza en su caja en la fecha de recepción — la cuenta de fondos sin depositar de sus libros, no el banco. Cuando lleve el efectivo y los cheques al banco, registre el depósito para que los libros también lo muevan: vea Depósitos bancarios y conciliar lo que llegó a su cuenta.
- La fila también aparece en Facturación › Pagos › Transacciones, con el cliente y el trabajo, junto a sus pagos con tarjeta.
Conviene saber
- Desde campo. Un técnico puede registrar efectivo o un cheque en el teléfono desde la pantalla de cobro del trabajo. Cae en la factura exactamente como si lo hubiera registrado usted aquí.
- ¿Monto equivocado, o factura equivocada? Un pago registrado no se puede editar. Reembolsar desde su fila — para efectivo y cheques también es un registro, no se cobra nada — y regístrelo de nuevo; vea Reembolsar un pago.
- Más que el saldo. La aplicación le permite registrar más de lo que la factura debe. El excedente se queda con el pago, y el botón Aplicar de su fila en Transacciones lo pone contra otra factura del cliente.
- Una factura anulada no puede recibir un pago.
- Quién. Registrar un pago requiere edición de facturación — los roles Administrador y Contabilidad.