Cobrar el saldo de un trabajo terminado
Al terminar este artículo sabrá cómo cobrar un trabajo terminado desde donde estén usted y el cliente, y cómo leer la factura después.
El saldo vive en la factura. El Saldo Pendiente al pie de la factura es el total menos cada pago registrado, y la factura pasa a Pagada por su cuenta en el momento en que esa cifra llega a cero. Así que el primer paso es siempre el mismo: el trabajo necesita una factura — vea Facturas: cómo se crea una y cuándo se envía.
Cuatro formas de cobrar
- En campo, con tarjeta. El técnico abre el trabajo en el teléfono y cobra ahí. El cobro va contra la tarjeta que el cliente tiene guardada (con propina opcional), o el técnico registra efectivo o un cheque, o — si no hay tarjeta utilizable — le envía al cliente un enlace de pago desde la misma pantalla. El teléfono necesita conexión para cobrar con tarjeta.
- Desde el correo de la factura. Enviar la factura le manda al cliente un botón Pagar ahora cuando el cobro con tarjeta está configurado. Paga con tarjeta desde donde esté, y el pago cae en la factura solo.
- Con un enlace de pago que envía después. En la factura, Crear enlace de pago manda por correo un enlace nuevo por el saldo pendiente — para un cliente que perdió el primer correo, o cuando el saldo cambió. Vea Enviar un enlace de pago.
- Efectivo o cheque en el mostrador. En la factura, Registrar pago anota en los libros el dinero que el cliente le entregó — vea Registrar un pago en efectivo o cheque.
Un depósito cobrado antes del trabajo también cuenta: se aplica al crear la factura, así que una factura que el depósito cubre por completo queda Pagada en cuanto se envía.
Leer la factura después
Abra la factura desde Facturación › Facturas.
- Registros de Pago lista cada pago de la factura — el Método (Tarjeta, Efectivo o Cheque), una Referencia como el número de cheque, el Monto y un Estado. Todo lo que la factura ha visto está aquí, incluido un intento Fallido o uno Pendiente, así que la lista es un historial, no una suma.
- Saldo Pendiente es la cifra que importa. Solo los pagos capturados cuentan.
- Enlaces de pago muestra cada enlace enviado por esta factura y si fue Pagado, con la fecha.
Los mismos pagos, de todas las facturas, están en Facturación › Pagos › Transacciones, con el cliente y el número de trabajo en cada fila.
Conviene saber
- Un pago que llegó al lugar equivocado. Si un pago retiene dinero que ninguna factura ha reclamado — un depósito de un trabajo que luego se canceló, un pago de más — su fila en la pestaña Transacciones tiene un botón Aplicar. El cuadro lista las facturas enviadas del cliente con saldo y le permite poner el dinero donde corresponde, de una vez.
- Los pagos parciales están bien. Registre lo que llegó; el Saldo Pendiente muestra lo que falta, y la factura sigue Enviada hasta llegar a cero.
- Un reembolso nunca «despaga» una factura. Una factura pagada que reembolsa sigue Pagada, con el reembolso listado en Registros de Pago.
- Quién. Registrar, aplicar y reembolsar requieren edición de facturación — Administrador y Contabilidad. Los técnicos cobran en campo con su propio permiso; no necesitan acceso a facturación.