Desactivar o eliminar un cliente — y qué significa cada uno
Al terminar este artículo sabrá cuál de las dos opciones usar, qué hace cada una y cómo resolver un cliente ingresado dos veces.
En resumen: desactive a un cliente con el que ya no trabaja; elimine solo una ficha que nunca debió existir.
Desactivar
- Abra el cliente y haga clic en Editar.
- Apague Cliente Activo y haga clic en Actualizar Cliente.
El cliente queda Inactivo:
- Sigue registrado, con cada trabajo, presupuesto, factura, pago, vehículo y dirección tal como estaban. No se le oculta nada.
- Pasa de la pestaña Activos a la pestaña Inactivos de la lista Clientes, y la insignia de estado en su página y en la lista dice Inactivo.
- Deja de aparecer al elegir cliente cuando su equipo reserva un trabajo o redacta un presupuesto, en la web y en el teléfono.
- Ya no puede iniciar sesión en su portal de clientes, aunque haya sido invitado antes.
- Las difusiones de marketing lo dejan fuera.
Para recuperarlo, edite de nuevo y encienda Cliente Activo. Todo se reanuda.
Eliminar
Eliminar es el icono de papelera del encabezado del cliente, seguido de una confirmación que lo nombra. Solo lo ven las personas con permiso para eliminar clientes.
La app se niega a eliminar un cliente que tenga trabajos, presupuestos, facturas, pagos, notas de crédito, suscripciones o mensajes enviados registrados, y lo dice, remitiéndolo a la desactivación. Eliminarlo sacaría esos registros de sus libros, y los libros son lo único que la app no deja reescribir con un clic.
Un cliente sin nada de eso (alguien ingresado por error, o un duplicado detectado antes de reservar nada) se elimina junto con sus direcciones, vehículos y cualquier tarjeta registrada. Desaparece de todas las listas y no se puede abrir.
Un cliente eliminado puede volver
Si más adelante agrega un cliente con el mismo correo, la app no crea una segunda ficha: recupera la eliminada, conservando lo que usted no haya completado esta vez (sus notas y etiquetas anteriores, por ejemplo), y lo trata como un cliente que vuelve. Es a propósito, un correo es una persona, así que “eliminar y volver a agregar” es una recuperación, no un borrón y cuenta nueva. Si estaba desactivado antes de eliminarlo, vuelve desactivado.
Duplicados
No hay fusión. Cuando la misma persona aparece dos veces:
- Todavía no pasó nada en una de las dos. Elimine esa. Si la ficha buena es la que tiene el correo, el duplicado probablemente tiene otro correo o ninguno; revíselo antes de eliminar.
- Las dos tienen historial. Desactive la que dejará de usar y dígalo en sus Notas (“duplicado de Dana Reyes — usar esa ficha”). El historial de cada una sigue legible y nadie reserva contra la retirada.
Vehículos y direcciones
Las mismas dos ideas se aplican debajo del cliente: un vehículo tiene un interruptor Activo para un auto que vendió, y Eliminar para uno ingresado por error; una dirección se puede eliminar salvo que todavía dependa de ella un trabajo por hacer o un plan. Vea Agregar un vehículo a un cliente y Direcciones del cliente y su zona de servicio.
Conviene saber
- Desactivar es reversible; eliminar una ficha sin nada encima solo se revierte, en la práctica, volviendo a agregar el mismo correo.
- Ambas acciones son solo web. La app móvil puede agregar y editar un cliente, pero no ofrece apagarlo ni eliminarlo.
- El límite de clientes de su plan cuenta clientes activos, así que desactivar a alguien libera un lugar; eliminar también.